7 Vorteile einer virtuellen Telefonanlage
Sie können weltweit mit Ihrer Büronummer telefonieren. Eine virtuelle Telefonanlage ist eine feine Sache für Unternehmer und Selbstständige. Statt einer Telefonanlage im Hause läuft die virtuelle Telefonanlage über das Rechenzentrum eines Cloud-TK-Anbieters. Dabei handelt es sich um eine software-basierte Lösung mit vielen praktischen Funktionen. Sie überlegen, ob so etwas sinnvoll für Ihr Unternehmen ist? Wir erläutern die Vorteile einer virtuellen Telefonanlage und klären auch über die Nachteile auf.
Neue Techniken verbessern die telefonische Kommunikation
Fakt ist: Die Digitalisierung schreitet immer schneller voran. Auch innerhalb der Kommunikation. Neue Techniken lösen die alten ab. Die Funktionen werden immer besser und vielfältiger. Ziel ist, Zeit und Kosten zu sparen.
Voraussetzungen für eine virtuelle Telefonanlage
Die Basis für eine virtuelle Telefonanlage ist ein stabiler Internetanschluss. Sowohl im Download als auch im Upload sollte die Bandbreite zwischen 80 bis 150 kbit/s sein. Es kommt darauf an, wie viele Personen im telefonischen Kundendienst tätig sein werden. Die Endgeräte wie Computer und Smartphone müssen IP-fähig sein.
7 Vorteile einer virtuellen Telefonanlage
1. Sie sind unabhängig vom Standort
Einer der großen Vorteile einer virtuellen Telefonanlage ist, dass Sie von jedem Standort aus online auf Ihre Telefonanlage zugreifen können. Auch wenn Sie unterwegs sind, können Sie Gespräche annehmen und Einstellungen vornehmen, beispielsweise einen weiteren Standort hinzufügen.
2. Die Rufnummer nehmen Sie mit
Sie können Ihr Telefon und Ihr Smartphone mit derselben Rufnummer verwenden, so als wären Sie im Unternehmen. Kurz: Über Ihre offizielle Büronummer sind Sie auch unterwegs erreichbar, ohne zuerst aufwendige Umleitungen schalten zu müssen.
3. Das Einrichten ist denkbar einfach
Im Webbrowser richten Sie über Ihren Anbieter alle Einstellung der Telefonanlage ein. Sie benötigen dafür keinen Techniker, der Ihnen die Anlage aufstellt und einrichtet. Damit sparen Sie Zeit, Nerven und Geld. Ihre eigene virtuelle Telefonanlage können Sie dank einer sehr nutzerfreundlichen Bedienungsfläche ohne Schwierigkeiten selbst bedienen. Gewünschte Funktionen können Sie mit einfachen Klicks aktivieren und jederzeit wieder ändern beziehungsweise deaktivieren.
4. Unbegrenzt viele Mitarbeiter können integriert werden
Ein weiterer Vorteil einer virtuellen Telefonanlage ist, dass sie skalierbar ist. Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Telefonen und Mitarbeitern in die Anlage einbinden. Mit einfachen Klicks fügen Sie einen Mitarbeiter hinzu oder entfernen ihn wieder. Auch neue Rufnummern, Durchwahlnummern und Telefone im Homeoffice können Sie jederzeit und unkompliziert hinzufügen.
5. Über 100 Funktionen stehen zur Wahl
Da kommt eine stationäre Telefonanlage nicht mit! Die virtuelle Telefonanlage bietet rund 100 Funktionen, die Sie nutzen können – aber nicht müssen. Zu den Funktionen zählen beispielsweise unbegrenzte Anzahl von Mailboxen anlegen, Konferenzrufnummern einrichten, Faxe versenden, mehrere IP-Geräte wie Computer und Smartphone integrieren, Musik für die Warteschleife aussuchen.
6. Sie sparen Kosten
Wenn man sich eine klassische Telefonanlage anschafft, muss man in der Regel tief in die Tasche greifen. Da die virtuelle Telefonanlage keine Hardware braucht, fallen diese Kosten weg. Auch auf teure Wartungsverträge und Techniker können Sie verzichten.
7. Die virtuelle Telefonanlage fällt nicht aus
Beispielsweise bei Stromausfall oder Hardware-Defekten kann die klassische Telefonanlage ausfallen, nicht so die virtuelle Anlage. Diese befindet sich nämlich in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum. Würde das Rechenzentrum doch mal ausfallen, was praktisch fast unmöglich ist, würde sofort und ganz automatisch ein anderes Rechenzentrum übernehmen – und das würden Sie nicht einmal bemerken. Gut zu wissen: Dabei gehen keine Daten verloren. Grundsätzlich sind Ihre Daten vor fremden Zugriffen nahezu zu 100 Prozent geschützt.
Die Nachteile der virtuellen Telefonanlage
Es gibt kaum etwas, das keine Nachteile hat, dazu gehört auch eine virtuelle Telefonanlage. Wenn Sie kein stabiles Internet haben, kann die Anlage Probleme machen, das können beispielsweise Gesprächsabbrüche oder schlechte Sprachqualität sein.
Ein weiterer Wermutstropfen: Ein technisches Grundverständnis braucht man schon, um die virtuelle Telefonanlage in Eigenregie einzurichten. Wer unsicher ist, sollte auf jeden Fall einen Anbieter wählen, der einen Support zur Verfügung stellt.