IVR – was ist das eigentlich?

„Guten Tag! Sie sind mit der Firma Ihreservicenummer.de verbunden. Wir sind sofort für Sie da! Drücken Sie bitte die 1, wenn Sie etwas bestellen wollen. Und die 2, wenn Sie Fragen zu Produkten haben …“ Diese Ansage mit der netten Stimme kommt Ihnen sicher bekannt vor. Das ist IVR. Wie das IVR-System im Detail funktioniert, wie Sie als Unternehmer damit die Effizienz und die Kundenzufriedenheit steigern, erläutern wir Ihnen in unserem Fachblog.

Was ist IVR?

IVR heißt Interactive Voice Response (Sprachdialogsystem). Wir nennen es die ACD-Lösung, die Automatic Call Distribution. Das ist ein elektronisches Sprachmenü, bei dem alle eingehenden Anrufe vorsortiert und an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Der Kunde wählt per Tastendruck auf dem Telefon aus, welches Anliegen er hat bzw. mit welchem kompetenten Mitarbeiter er sprechen möchte. 

Die Auswahlmöglichkeiten bestimmen Sie als Unternehmer, z.B. 1 für Bestellannahme, 2 für Support und 3 für Reklamationen.

Das Sprachdialogsystem für eine gute Kundenbindung

IVR bzw. die ACD-Lösung ist ein hervorragendes Instrument für das Inbound-Marketing. Vor allem, wenn viele Anrufe eingehen oder nach einer Werbeaktion erwartet werden, können Sie es als Geschäftsmann bzw. Geschäftsfrau vielfältig und erfolgreich einsetzen. Ziel ist es, alle Anrufe effektiv und freundlich zu bearbeiten und so die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Die Vorteile liegen auf der Hand. 

IVR verbessert das Unternehmensimage

Ob großes Unternehmen oder kleiner Betrieb: IVR pusht das Unternehmensimage ungemein. Durch das Sprachdialogsystem erhält es eine kompetente und seriöse Wertigkeit. Der Kunde spürt, dass er ernst genommen wird. Auch ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern oder Start-ups können von IVR profitieren.

Die Kundenzufriedenheit steigt

Kennen Sie das? Sie rufen auf dem Gewerbeamt an und werden ständig an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet, bis Sie wieder bei der Person ganz am Anfang landen. Schließlich verspricht man Ihnen einen Rückruf. Was sind Sie? Jawohl, Sie sind genervt. Mit dem IVR-System passiert das nicht. Der Kunde wird ratzfatz an den richtigen Mitarbeiter bzw. in die richtige Abteilung verbunden. Und dort wird sich sofort kompetent um ihn gekümmert. Und was ist der Kunde dann? Jawohl, er ist zufrieden.  

Warteschleifen haben ihren Sinn

Ist das Telefon ständig besetzt, hat man den Kunden fast schon verloren. Wird er aber kurz in einer Warteschleife gehalten, legt er in der Regel nicht auf. Treue Kunden sind nicht verärgert, und potenzielle Kunden gehen nicht verloren. 

Ihre Mitarbeiter sparen Zeit

Beim IVR-System ist das Zauberwort auch Zeitersparnis. Denn die Anrufer werden direkt an den richtigen Mann bzw. die richtige Frau weitergeleitet, ohne dass unnötig ein Mitarbeiter zwischengeschaltet wird und Zeit vergeudet. Das zeitaufwendige Vermitteln ist Schnee von gestern.

Telefondienst im Homeoffice ist möglich

Mit der IVR- bzw. ACD-Lösung können Sie auch problemlos Ihre Mitarbeiter, die z.B. im Homeoffice oder freiberuflich für Sie arbeiten, einbinden. Der Kunde merkt die Weiterleitung nicht. 

Die Vorteile von unseren IVR-Systemen und ACD-Lösungen

• Sie müssen keine Investitionen tätigen.
• Es können verschiedene Filialen eingebunden werden (standortübergreifende ACD).
• Die Anrufverteilung ist optimal, es gibt keine Weitervermittlungskosten.
• Für die Realisierung werden nur Amtsanschlüsse oder Nebenstellen benötigt.
• Es gibt keine Mindestvertragslaufzeit.
• Sie bekommen die ACD-Lösung inklusive Service, Support, Wartung und Updates.

Fazit

Unsere ACD-Lösung ist ideal für kleine und große Betriebe sowie für Call-Center, bei denen täglich viele Anrufe eingehen.

Wie richtet man ein IVR ein?

Das IVR bzw. die ACD-Lösungen sind kein Hexenwerk. Mit wenigen Klicks ist es einsetzbar. Sie können einfache und auch komplexe Sprachmenüs einrichten und ganz individuell die Kategorisierung nach Abteilungen Ihres Unternehmens einstellen. Rufen Sie uns an – wir kümmern uns darum!

Unsere kostenlose Support-Hotline ist werktags von 10 bis 18 Uhr für Sie da: Telefonnummer 0800 – 20 80 5000. 

Registrieren Sie sich hier https://www.ihreservicenummer.de/registrieren/