Moderne Sprachdialogsysteme – Tipps für Unternehmer
Sprachdialogsysteme sind wie auch Servicenummern unternehmerisch wertvolle Kommunikationsmittel der Gegenwart und der Zukunft. Wenn früher ein geschulter Mitarbeiter Kunden am Telefon Rede und Antwort stehen musste, so werden in Unternehmen heute moderne Sprachdialogsysteme angewendet.
Der Kunde beziehungsweise Anrufer spricht mit einer automatisierten Telefonzentrale, also mit einem Computer. Was ein Computer aber ausspucken soll, muss ihm erst mal zugefüttert werden. Das heißt: Konzept, Planung und eine passende Menü-Ansage sind elementar wichtig. Wir haben für Sie ein paar wertvolle Tipps, von denen Sie und Ihre Kunden profitieren.
Zunächst einmal erläutern wir den Begriff:
Was sind moderne Sprachdialogsysteme?
Moderne Sprachdialogsysteme können aufgrund von leistungsfähigen Spracherkennungs- und Sprachsynthese-Programmen gesprochene Nutzereingaben verarbeiten und die Antworten auch gesprochen umsetzen. Sprachdialogsysteme nennen sich auch IVR – Interactive Voice Response.
Schritt für Schritt zu einem optimalen Sprachdialogsystem
Ein Sprachdialogsystem, sprich IVR, muss erstmal auf das Unternehmen und auf den Zweck eingestellt werden. Zunächst einmal beantragen Sie am besten eine Servicennummer und lassen sich gleichzeitig beraten.
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Wann braucht ein Unternehmen eine Servicenummer und ein modernes Sprachdialogsystem? Ganz einfach: Wenn tagtäglich Anrufe reinkommen, müssen sie auch bewältigt werden. Und am besten zur vollsten Zufriedenheit der Kunden. Langes Warten in der Warteschleife und ein ewiges Besetzt-Zeichen kommen nicht gut an.
Ist ein Sprachdialogsystem geschaltet, hört der Kunde schon nach dem ersten Klingelton eine freundliche Ansage. Dann kann er sich per Sprachwahl für eine vorgeschlagene Kategorie entscheiden. Zum Beispiel: „Wenn Sie eine Beratung wünschen, sagen Sie ja.“
Die perfekte Menü-Ansage
Die Stimme der Ansage wird oft unterschätzt. Sie aber entscheidet psychologisch subtil, ob der Kunde das Unternehmen sympathisch findet oder unsympathisch. Im schlimmsten Fall legt er sofort auf.
Der erste Eindruck zählt!
- Bei der Ansage sollte man auf jeden Fall einen blechernen oder quackenden Ton, eine zu laute oder zu leise Stimme und undeutliche Aussprache vermeiden. Für die Menü-Ansage ist manchmal sogar ein professioneller Sprecher empfehlenswert.
- Die Menü-Ansagen sollten passend zu den Bedürfnissen des Unternehmens und der Kunden konzipiert werden. Was soll erreicht werden? Das Konzept muss dann schließlich in logische Dialoge umgesetzt werden.
Beispiele von Ansage-Texten:
Herzlich Willkommen bei ihreservicenummer.de – Ihr Partner rund um telekommunikative Branchenlösungen, Support- und Hotlines. Wenn Sie Fragen rund um die Registrierung und Beantragung einer Servicenummer haben, drücken Sie bitte die 1. Bei Fragen rund um 0800 drücken Sie bitte die 2. Sie wünschen eine GEO-Nummer – dann drücken Sie bitte die 3. Bei allgemeinen Fragen wählen Sie bitte die 4.
Ein modernes Sprachdialogsystem ist kundenfreundlich und spart Zeit sowie Kosten
Modernes Sprachdialogsystem: 7 Vorteile für Unternehmer
- Ein Sprachdialogsystem bewältigt jede Anzahl von Anrufen.
- Es müssen keine geeigneten Mitarbeiter für die Telefonzentrale oder für den Telefondienst eingestellt werden.
- Jeder Anruf wird sofort angenommen. Für Kunden entfallen Wartezeiten und Besetzt-Zeichen.
- Mit einem modernen Sprachdialogsystem können Sie individuelle Begrüßungen, passende Ansagen, Nachrichten und Werbeaktionen definieren.
- Stichwort Digitalisierung: Mit einem Sprachdialogsystem automatisieren Sie Ihren Kundenservice.
- Mit einer freundlichen professionellen Ansage und einem klar konzipierten Sprachwahlmenü können Sie die Kundenzufriedenheit und den Erfolg Ihres Betriebes erhöhen.
- Das Image Ihres Unternehmens steigt.
Fazit: Ein modernes Sprachdialogsystem und eine perfekte Ansage sorgen dafür, dass der Kunde nicht gleich wieder auflegt. Zudem machen sie eine Telefonzentrale unnötig und nehmen auch Mitarbeitern Arbeit ab. Außerdem erhöhen sie den Erfolg Ihrer Telefonkontakte.
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