Was ist ein Soft Telefon und wie funktioniert’s?

Vor einigen Jahren war die sogenannte Doppel-Flat der Standard. Zur DSL-Leitung wurde vom Provider auch eine konventionelle Telefonleitung geschaltet. Sie wurde vom Internetanschluss vollkommen unabhängig betrieben. In Zeiten hoher Bandbreiten ist ein Soft Telefon allerdings die bessere Wahl. Aber was ist ein Soft Telefon und wie können Sie durch die virtuelle Telefonanlage profitieren?

Was ist ein Soft Telefon?

Anders als bei der konventionellen Telefonie nutzt das Soft Telefon die Internetleitung auch zur Übertragung der Sprachdaten. „Voice-over-IP“, kurz VoIP, macht dies möglich. Die Sprachinformationen werden in Datenpakete umgewandelt und dann wie eine ganz normale Datei über das Internetprotokoll (IP-Protokoll) versendet. Weil eine schnelle Internetleitung heute ohnehin in den meisten Branchen zum Unternehmensstandard gehört, kann die bestehende Infrastruktur zusätzlich für die Telefonie mitgenutzt werden. Möchten Sie dafür klassische Telefone verwenden, werden VoIP Endgeräte benötigt. Sie verfügen über die technische Möglichkeit, die Datenpakete generieren und in der Gegenrichtung auch verarbeiten zu können.

Diese Vorteile bieten Ihnen Soft Telefone

Im Unterschied zu einer konventionellen Telefonanlage ist die virtuelle Telefonanlage vor allem in der Anschaffung deutlich günstiger. Sie können auf den Kauf und die Wartung teurer Hardware verzichten. Sie benötigen nur entsprechende Telefone oder andere internetfähige Endgeräte wie Smartphones oder Computer. Über eine entsprechende Software und ein Headset kann die virtuelle Telefonie auch an einem ganz normalen PC verwendet werden. 

Hohe Skalierbarkeit

Darüber hinaus lässt sich das Soft Telefon problemlos erweitern. Egal ob die Anzahl der Teilnehmer oder die Menge der Rufnummern erweitert werden soll: Im Gegensatz zu einer Telefonanlage gibt es hier kaum Limitierungen. Bei den meisten Anbietern zahlen Sie nur einen geringen Aufpreis für zusätzliche Teilnehmer oder eine weitere Rufnummer.

Verbesserte Verfügbarkeit

Die Erreichbarkeit über eine gewöhnliche Telefonanlage ist an die Verfügbarkeit der Telefonleitung sowie der Hardware gekoppelt – was die Möglichkeit von Ausfällen miteinschließt. Bei einer virtuellen Telefonie sind Sie lediglich auf eine funktionierende Internetverbindung angewiesen. Kommt es zu Störungen der Festnetzleitung, können Sie auch eine mobile Verbindung nutzen.

Erweiterte Funktionen

Je nach genutzter Software können Sie auch verschiedene Funktionen hinsichtlich eines flexiblen Routings über zusätzliche Standorte verwenden. Auch Ihre Mitarbeiter profitieren von dem Soft Telefon. Denn sie sind auch im Home Office unter der bekannten Festnetznummer erreichbar. 

Soft Telefon besonders für eine Servicennummer geeignet

Wenn Sie eine Hotline mit einer Servicenummer (zum Beispiel Vorwahl 0800) schalten, dann wollen Sie Ihren Kunden nur eine einzige Rufnummer zur Verfügung stellen. Und zwar eine, die bundesweit erreichbar ist und gleichzeitig ein stark schwankendes Anruferaufkommen abfangen kann. Durch die hohe Flexibilität ermöglicht die virtuelle Telefonanlage eine Verwendung einer einzigen Rufnummer über verschiedene Standorte hinweg. Außerdem können Sie je nach Tageszeit auch unterschiedlich viele Teilnehmer anbinden.

Zusätzliche Rufnummern im Ortsnetz möglich

Auch wenn es sich um eine internetbasierte Lösung handelt, sind Sie weiterhin über eine ganz normale Ortsrufnummer erreichbar. Selbst eine bestehende Rufnummer oder Servicenummer kann portiert werden, sodass Ihre Kunden von der Umstellung nichts bemerken. Weiterhin können Sie beispielsweise auch bereits gedruckte Flyer oder Visitenkarten verwenden. 

Welche Voraussetzungen für ein Soft Telefon erfüllt sein müssen

Bereits erwähnt wurde, dass Sie IP-fähige Telefone oder andere Endgeräte wie Smartphones verwenden müssen. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass Sie ältere Telefongeräte, die nicht IP-fähig sind, nicht mehr anschließen können. Darüber hinaus beansprucht jedes Telefonat eine Bandbreite von etwa 100 kBit/s. Eine 100 MBit/s-ADSL-Leitung mit einem Upstream von 10 MBit/s würde es ermöglichen, dass rechnerisch 100 Teilnehmer gleichzeitig telefonieren können. Sie sollten dabei berücksichtigen, dass sowohl Down- als auch im Upstream dieselbe Bandbreite benötigt wird. Aus diesem Grund ist die maximale Upload-Bandbreite zumeist der limitierende Faktor.

Fazit: Soft Telefon als moderne Lösung zur Unternehmenskommunikation

Am Ende zeigt sich: Sofern eine ausreichend permanente Internetleitung vorhanden ist, sprechen sämtliche Argumente für eine virtuelle Telefonanlage und Soft Telefon. Die Kosten fallen geringer aus, die Verfügbarkeit verbessert sich ebenso wie der Funktionsumfang und die Flexibilität. Insbesondere bei steigenden Anforderungen der Mitarbeiter bezüglich Home-Office und der ständigen Erreichbarkeit einer Servicehotline kann die virtuelle Telefonanlage ihre Vorteile ausspielen.