Was ist eine Videokonferenz?

Seit immer mehr Mitarbeiter eines Unternehmens im Homeoffice arbeiten, werden online Meetings immer beliebter. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine Videokonferenz erzeugt bei den Teilnehmern den Eindruck, sie würden face-to-face miteinander sprechen. Zwei oder mehrere Personen sitzen dabei jeweils vor ihren Computern und sind live mit den anderen Personen verbunden. Gespräche, Konferenzen und Verhandlungen lassen sich auf diese Weise auf eine kommunikative Art durchführen. 

Wie funktioniert eine Videokonferenz?

Eine Videokonferenz entsteht durch den synchronen Informationsaustausch von Bild- und Tonübertragung aller Teilnehmer auf dem zentralen Konferenzserver. Die Teilnehmer werden in der Regel zur Konferenz von einem Moderator per E-Mail eingeladen.

Jeder Teilnehmer benötigt mindestens ein Mikrofon und eine Kamera als Eingabegeräte sowie einen Bildschirm und einen Lautsprecher als Ausgabegeräte.

Wie setze ich die Videoübertragung technisch um?

Sie benötigen einen Computer und ein Videokonferenz Tool. Und auch über das Smartphone ist ein online Meeting möglich. Ihre Gesprächspartner müssen dafür das gleiche Programm benutzen, weil eine Kompatibilität erforderlich ist.

Was Sie brauchen, ist ein Videokonferenz Tool 

Auf dem Markt sind – teilweise kostenlos, teilweise kostenpflichtig – folgende Videokonferenz Tools verfügbar:

• Zoom
• Microsoft Meeting
• Skype
• facetime
• GotoMeeting
• Cisco Webex Meetings
• Jitsi
• BigBlueButton
• Amazon Chime
• Google Hangouts & Hangouts Meet
• Remobo
• Mikogo
• WhatsApp
• OwnCloud

Welche Vorteile bietet mir die Videokonferenz?

Ein klassisches Meeting findet in einem Raum mit allen Beteiligten statt. Und die Gesprächspartner sitzen sich face-to-face gegenüber. Allerdings ist mit dieser traditionellen Form der Kommunikation auch ein erheblicher Aufwand verbunden, weil es gut organisiert werden muss. Sie müssen einen Ort und einen Zeitpunkt definieren, an welchem alle Beteiligten anwesend sind. Die Gesprächspartner verlassen ihren eigentlichen Arbeitsort, um sich zum Meeting-Raum zu begeben. Im günstigsten Fall arbeiten alle Akteure im gleichen Gebäude, im ungünstigsten Fall ist die Anreise erforderlich. 

Videokonferenzen ermöglichen die schnelle und unkomplizierte Organisation von Meetings. Selbst bei kleinen Themengebieten beziehungsweise Fragestellungen ist es möglich, spontan eine Videokonferenz zu organisieren. Vorbereitungsaufwand in Form von Anreisen entfällt. 

Digitalisierung vorantreiben – Videokonferenzen nutzen

Videokonferenzen sind ein zentrales Instrument bei der Digitalisierung in Unternehmen. Mehr als die Hälfte aller Unternehmen in Deutschland haben sich bereits mit dem Thema der digitalen Transformation auseinandergesetzt. Obwohl der diesbezügliche Wettbewerbsdruck hoch ist, haben noch nicht alle Unternehmen entsprechende Maßnahmen umgesetzt. Videokonferenzen dienen der digitalen Kommunikation. Der Versand der Informationen erfolgt bei Webkonferenzen online und somit über das Internet. 

Arbeiten in virtuellen Teams 

Für das Arbeiten in virtuellen Teams sind Videokonferenzen unerlässlich. E-Mails und Telefongespräche simulieren nicht die gewohnte face-to-face-Situation. Sie erkennen Mimik und Gestik Ihres Gegenübers nicht und können keine Gegenstände präsentieren. Im Videokonferenzen erhalten Sie über Ihr Gegenüber alle Informationen, die Sie auch in einem klassischen Gespräch erlangen. Es entsteht eine beinahe gewohnte Kommunikationssituation. Die Vorteile der Videokonferenz resultieren aus den Vorteilen virtueller Teams: Sie arbeiten standortübergreifend und wählen für Ihr Team die Teammitglieder ausgehend von deren Qualifikationen und nicht vom Standort beziehungsweise der Abteilung aus. 

Wie organisiere ich eine Videokonferenz?

Zunächst müssen Sie sicher stellen, dass alle Gesprächsteilnehmer die gleichen Videokonferenz Tools nutzen. Anschließend laden Sie die gewünschten Gesprächspartner zur Videokonferenz ein. Wenn sich zum vereinbarten Zeitpunkt alle Akteure in das Tool einloggen, dann kann die Konferenz starten. 

Welche Regeln gelten bei der Videokonferenz?

Die Regeln gleichen den Regeln der klassischen Kommunikation. Sie stellen im Vorfeld in Ihrem Unternehmen Regeln hinsichtlich der Kommunikation auf, wie beispielsweise den gegenseitigen Respekt und das Unterlassen von Beleidigungen. Im Internet beziehungsweise in Foren sinkt oftmals die Hemmschwelle hinsichtlich des Verlusts von moralischem Verhalten. Beleidigungen und respektloses Verhalten sind wahrscheinlicher, wenn der Sender dem Empfänger nicht direkt gegenüber sitzt. Da die Gesprächspartner sich bei der Videokonferenz auf dem Bildschirm sehen, entsteht eine vertraute Situation, sodass das Einhalten der Regeln automatisch erfolgt. 

Extra-Tipp: Es ist nicht gerade business-like, wenn  die anderen Teilnehmer bei der Videokonferenz eine  Flasche Wein vom Vorabend bei Ihnen sehen. Checken Sie, dass Ihr Hintergrund neutral ist.

Fazit: Die Videokonferenz erhält immer mehr Einzug in moderne Unternehmen. Die Auswahl passender Tools ist grundlegend für die erfolgreiche Umsetzung.